Algemeen

Naam van de verwerking: Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de bevoegdheden en taken van de Crisiscel van de FOD Mobiliteit en Vervoer.

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Contacten aanhouden in het beheer van nationale en internationale defensievraagstukken; de opmaak van de analyse van dreigingen; het opstellen en actualiseren van de noodplannen; het eigenlijke crisisbeheer; de multimodale beveiliging.

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting, vervulling taak algemeen belang/handhaving openbaar gezag.

Welke persoonsgegevens: Persoonlijke identificatiegegevens; elektronische identificatiegegevens.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Van de betrokkenen, van derden (werkgever van de betrokkene, overheidsdiensten, politie- en inlichtingendiensten).

Hoe lang: 30 jaar na het beëindigen van de (rechts)handeling die de verwerking van de persoonsgegevens noodzaakte, tenzij bijzondere regelgeving een andere termijn voorschrijft.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Gebeurlijk andere overheidsdiensten, verwerkers die instaan voor de ICT-infrastructuur.

Naam van de verwerking: Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de bevoegdheden en taken van de Juridische Dienst van de FOD Mobiliteit en Vervoer.

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Beheer van geschillendossiers/vrijwaren van de belangen van de federale overheid, overheidsopdrachten en verzekeringsdossiers (arbeids- en verkeersongevallen).

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting, vervulling taak algemeen belang, noodzakelijk voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

Welke persoonsgegevens: Persoonlijke identificatiegegevens; elektronische identificatiegegevens; rijksregisternummer; persoonlijke kenmerken; leefgewoonten; medische gegevens; financiële gegevens; psychische gegevens; samenstelling gezin; gerechtelijke gegevens; beroep en betrekking.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Van de betrokkenen, van derden (werkgever van de betrokkene, raadsman van de betrokkene, verzekeringsondernemingen, overheidsdiensten, politie- en gerechtelijke diensten).

Hoe lang: 30 jaar na het beëindigen van de (rechts)handeling die de verwerking van de persoonsgegevens noodzaakte, tenzij bijzondere regelgeving een andere termijn voorschrijft.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Gebeurlijk andere overheidsdiensten en private actoren (advocaten en verzekeringsondernemingen) verbonden aan unieke dossiers.

Naam van de verwerking: Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de taken van de vertaaldienst van de FOD Mobiliteit en Vervoer.

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Contacten aanhouden met externe vertaaldiensten.

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting.

Welke persoonsgegevens: Persoonlijke identificatiegegevens; elektronische identificatiegegevens; financiële identificatiegegevens.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Van de betrokkenen.

Hoe lang: 30 jaar na het beëindigen van de (rechts)handeling die de verwerking van de persoonsgegevens noodzaakte, tenzij bijzondere regelgeving een andere termijn voorschrijft.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Verwerkers die instaan voor de ICT-infrastructuur.

Naam van de verwerking: Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de taken van de cel Eurocoördinatie bij de FOD Mobiliteit en Vervoer.

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Aanhouden van contacten in het opvolgen en beheren (beleid, tijdige omzetting in nationale regelgeving, beantwoorden parlementaire vragen, enz.) van de Europese regelgeving onder de bevoegdheid van de FOD Mobiliteit en Vervoer. 

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting, vervulling taak algemeen belang.

Welke persoonsgegevens: Persoonlijke identificatiegegevens, elektronische identificatiegegevens.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Van de betrokkenen.

Hoe lang: 30 jaar na het beëindigen van de (rechts)handeling die de verwerking van de persoonsgegevens noodzaakte, tenzij bijzondere regelgeving een andere termijn voorschrijft.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Gebeurlijk andere overheidsdiensten.

Naam van de verwerking: Behandelen van vragen, klachten en voorstellen inzake de FOD Mobiliteit en Vervoer.

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Antwoorden op de vragen, klachten en voorstellen.

Rechtmatigheid van de verwerking: Algemeen belang, openbaar gezag, toestemming.

Welke persoonsgegevens: Persoonlijke identificatiegegevens; elektronische identificatiegegevens; rijksregisternummer; identificatiegegevens andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid; gegevens die ons via de vraag, klacht of voorstel zijn meegedeeld door de betrokkene of zijn/haar gemachtigden.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Van de betrokkenen.

Hoe lang: 1 jaar.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Deze gegevens worden desgevallend gedeeld met andere overheidsdiensten.

1. Organiseren van evenementen

Naam van de verwerking: Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de organisatie van evenementen (bv. een congres, seminarie, infodag). 

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Beheren van de logistieke organisatie van het evenement en de communicatie naar de deelnemers. 

Rechtmatigheid van de verwerking: Toestemming van de betrokkene. 

Welke persoonsgegevens: Persoonlijke identificatiegegevens; elektronische identificatiegegevens. 

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Van de betrokkene. 

Hoe lang: In de e-mailingtool worden deze gegevens gewist na het versturen van de e-mailing.  

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Met mogelijke medeorganisatoren. 
 

2. Versturen van informatie 

Naam van de verwerking: Verwerking van persoonsgegevens in het kader van het versturen van informatie naar specifieke doelgroepen via een e-mailingtool. 

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Het informeren van specifieke doelgroepen over nieuwe of gewijzigde reglementering/wetgeving in het kader van het algemeen belang. 

Rechtmatigheid van de verwerking: Op basis van de gegevens beschikbaar in de databanken. 

Welke persoonsgegevens:  Persoonlijke identificatiegegevens; elektronische identificatiegegevens. 

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Op basis van de professionele functie van een persoon, op basis van houder van een bepaalde licentie, voertuig. 

Hoe lang: Tot max. 6 maanden na afloop van het evenement. 

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Deze gegevens worden niet gedeeld met derden. 

Extern Meldingskanaal onder de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector 

Naam van de verwerking: Behandelen van externe meldingen als bevoegde autoriteit zoals aangewezen bij koninklijk besluit van 22 januari 2023 tot aanduiding van de bevoegde autoriteiten voor de uitvoering van de wet van 28 november 2022. 

Daarbij zijn zowel de FOD Mobiliteit en Vervoer in haar totaliteit als de dienst Scheepvaartcontrole van het Directoraat-generaal Scheepvaart aangeduid als bevoegde autoriteit. 

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Ontvangen en opvolgen van meldingen als bevoegde autoriteit belast met de uitbating van een extern meldingskanaal onder de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector. 

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting; noodzakelijk met het oog op de uitvoering van verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten van de verwerkingsverantwoordelijke of de betrokkene op het gebied van het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht 

Welke persoonsgegevens: Persoonlijke identificatiegegevens; contactgegevens; enig andere gegevens – waaronder desgevallend bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikelen 9 en 10 van de AVG) - die via de melding of navenante contacten zijn meegedeeld door de melder of de aan de melder en/of melding verbonden personen (facilitators, derden die verbonden zijn met de melders en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werk gerelateerde context, zoals collega’s of familieleden van de melder, personen verbonden aan de juridische entiteit die eigendom is van de melder of, waarvoor de melders werken of waarmee de melders anderszins in een werk gerelateerde context verbonden zijn). 

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Van de melder, van de aan de melder/melding verbonden personen (facilitators, derden die verbonden zijn met de melders en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werk gerelateerde context, zoals collega’s of familieleden van de melder, personen verbonden aan de juridische entiteit die eigendom is van de melder of, waarvoor de melders werken of waarmee de melders anderszins in een werk gerelateerde context verbonden zijn) of van de federale ombudsman handelend als federale coördinator. 

Hoe lang: Na afsluiten van het meldingsdossier worden gegevens bewaard voor een termijn gelijk aan de langste verjaringstermijn verbonden aan de geschonden onderliggende regelgeving(en).  

Indien de melding geen schending uitmaakt van de onderliggende regelgeving worden de gegevens maximaal 1 jaar na afsluiting van het dossier aangehouden. 

Indien de melding een vermeende schending uitmaakt van regelgeving die niet tot de bevoegdheid van de FOD Mobiliteit en Vervoer en/of de Dienst Scheepvaartcontrole behoort, worden de gegevens bewaard voor een termijn van een jaar vanaf het moment van overdracht van het dossier aan de federale coördinator.  

Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding, worden niet verzameld, of worden, indien onbedoeld verzameld, onmiddellijk gewist. 

Met wie worden deze gegevens gedeeld: De persoonsgegevens worden desgevallend gedeeld met de federale ombudsman die geldt als federale coördinator. Dit gebeurt wanneer de FOD Mobiliteit en Vervoer en/of de dienst Scheepvaartcontrole niet de (exclusief) bevoegde autoriteit zijn.  

De persoonsgegevens worden desgevallend gedeeld met nationale of gerechtelijke autoriteiten wanneer dit kadert in een noodzakelijke en evenredige verplichting krachtens bijzondere wetgeving in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, mede ter waarborging van de rechten van verdediging van de betrokkene.