Stafdienst Budget, Beheerscontrole en Logistiek

A. Budget en Boekhouding 

Naam van de verwerking: Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de budgettaire en boekhoudkundige huishouding (inclusief het ontvangstenbeleid) van de FOD Mobiliteit en Vervoer.

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Interne bedrijfsvoering (boekhouding, budgetbeheer, leveranciersbeheer (onder andere in het kader van overheidsopdrachten), klantenbeheer, administratie van het personeel en de tussenpersonen, subsidies).

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting.

Welke persoonsgegevens: Persoonlijke identificatiegegevens; rijksregisternummer; financiële identificatie- en transactiegegevens; financiële transacties; financiële middelen; schulden; beroepsactiviteiten; huidige betrekking; loon; overeenkomsten en schikkingen.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Van de betrokkene (leveranciers- of zelf ingediende documenten); van derden (FOD Beleid en Ondersteuning, Kruispuntbank van Ondernemingen, Rijksregister); uit het koninklijk besluit omtrent de betrokken subsidie(s).

Hoe lang: 30 jaar na het beëindigen van de (rechts)handeling die de verwerking van de persoonsgegevens noodzaakte, tenzij bijzondere regelgeving een andere termijn voorschrijft.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Andere overheidsdiensten (FOD Beleid en Ondersteuning, FOD Financiën); bpost (bank).

B. Logistiek

Naam van de verwerking: Verwerken van persoonsgegevens in het kader van het logistiek beheer van de FOD Mobiliteit en Vervoer.

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Klantenbeheer, gebouwbeheer en -beveiliging (o.a. aanmaak bezoekersbadge), communicatiebeheer (o.a. postbedeling), mobiliteit van het personeel (o.a. beheer wagenpark en dienstwagens).

Rechtmatigheid van de verwerking: Uitvoering van een overeenkomst, toestemming van de betrokkene, gerechtvaardigde belangen.

Welke persoonsgegevens: Persoonlijke identificatiegegevens; identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid. 

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Van de betrokkene(n), van andere entiteiten binnen de FOD Mobiliteit en Vervoer, van derden (Rijksregister).

Hoe lang: 30 jaar na het beëindigen van de (rechts)handeling die de verwerking van de persoonsgegevens noodzaakte, tenzij bijzondere regelgeving een andere termijn voorschrijft, of in voorkomend geval tot het einde van de dag waarop de betrokkene (indien het geen werknemer noch een contractant van de FOD Mobiliteit en Vervoer is) de gebouwen van de FOD Mobiliteit en Vervoer bezocht, tot na de verplaatsing of in het geval van een ongeval tot het doorgegeven werd aan de verzekeraar, zolang de werknemer of contractant voor de FOD Mobiliteit en Vervoer werkt of zolang de betrokken request collector in gebruik is.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Private actoren (verzekeringsondernemingen).