DG Luchtvaart

A. Directie Vergunningen

Naam van de verwerking: Gegevensverwerking in het kader van de afgifte van Belgische vergunningen.

Finaliteit en omschrijving van de verwerking: Afgifte en follow-up van vergunningen, bevoegdverklaringen, toelatingen en certificaten met betrekking tot vliegtuigpiloten en technici, opleidingsinstellingen, luchtvaartgeneeskundige centra en examinatoren, en simulatoren.
Onze beveiligde database heeft toegang tot het Rijksregister om de persoonsgegevens van de aanvragers (piloten, technici) te verzamelen. De gegevens worden ook bij de aanvrager zelf ingewonnen. Ze worden vervolgens verwerkt en gecontroleerd om op vergunningen/certificaten/bevoegdverklaringen/toelatingen te worden opgetekend. Ze worden in een papieren dossier en in onze beveiligde elektronische databases bewaard.

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting, redenen van zwaarwegend algemeen belang.

Welke persoonsgegevens: Rijksregisternummer; beroepsbekwaamheid; gegevens betreffende de lichamelijke gezondheid; huidige betrekking; persoonlijke bijzonderheden; gegevens betreffende de psychische gezondheid; genetische gegevens in het kader van bevolkingsonderzoek, erfelijkheidsonderzoek; fysieke beschrijving; persoonlijke identificatiegegevens; gewoonten; beëindiging van de betrekking; evaluatie; identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid; organisatie van het werk; academisch curriculum; professionele ervaring; lidmaatschap van/deelname in beroepsorganisaties; aanwezigheid en discipline; publicaties; andere categorieën; klachten, incidenten of ongevallen; loopbaan; gerechtelijke gegevens betreffende administratieve sancties; vorming tot de functie; geluidsopnamen.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: De persoon zelf, lijst van de opleidingsinstelling. 

Hoelang: Afhankelijk van het domein (medisch, opleiding, piloten): 10 jaar na het laatste contact; Toelating voor het oefenen: 5 jaar na de geldigheidsdatum van de toelating; ULM-vergunning: 30 jaar na de niet-verlenging van de vergunning, maar de essentiële elementen worden in de database IAM-AERO bewaard; Vergunning als ballonvaarder: 30 jaar na de niet-verlenging van de vergunning, maar de essentiële elementen worden in de IAM-AERO-databank bewaard; Vergunning als privépiloot: 5 jaar na de geldigheidsdatum van de vergunning; Vergunning als beroeps- en lijnpiloot: 5 jaar na de geldigheidsdatum van de vergunning.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Andere bevoegde internationale burgerluchtvaartautoriteiten.

B. Directie Techniek 

Naam van de verwerking: Gegevensverwerking in het kader van de afgifte van certificaten en vergunningen met betrekking tot de luchtwaardigheid van luchtvaartuigen en tot de organisaties voor het onderhoud, het beheer en de productie van luchtvaartuigen en de follow-up daarvan.

Finaliteit en omschrijving van de verwerking: Afgifte en follow-up van certificaten en vergunningen met betrekking tot de luchtwaardigheid van luchtvaartuigen en tot de organisaties voor het onderhoud, het beheer en de productie van luchtvaartuigen.
De persoonsgegevens worden bij de aanvrager zelf ingewonnen; ze worden vervolgens verwerkt en gecontroleerd (voor organisaties via de Kruispuntbank van Ondernemingen en voor particuliere aanvragers via het Rijksregister) om op het certificaat/de vergunning te worden opgetekend. Zodra het certificaat/de vergunning is afgegeven, worden deze in onze beveiligde databases bewaard.

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting; redenen van zwaarwegend algemeen belang.

Welke persoonsgegevens: financiële identificatiegegevens; persoonlijke identificatiegegevens; huidige betrekking; immigrantenstatuut; identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid; gegevens betreffende de lichamelijke gezondheid; andere categorieën; aanwerving; beëindiging van de betrekking; elektronische identificatiegegevens; academisch curriculum; evaluatie.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: De persoon zelf.

Hoelang: 30 jaar; Goedkeuringen: 6 jaar.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Luchtwaardigheid: Andere bevoegde internationale burgerluchtvaartautoriteiten; Goedkeuringen: alleen met de onderneming die een goedkeuring aanvraagt in het kader van de verwerking van dossiers met betrekking tot AR staff acceptance.

C. Directie Operaties 

Naam van de verwerking: Gegevensverwerking in het kader van de afgifte van vergunningen, AOC's en goedkeuringen/toelatingen met betrekking tot vluchtuitvoeringen, alsook de follow-up daarvan en het toezicht op de exploitanten.

Finaliteit en omschrijving van de verwerking: Afgifte van vergunningen, AOC's en goedkeuringen/toelatingen met betrekking tot vluchtuitvoeringen, alsook de follow-up daarvan en het toezicht op de exploitanten.
De persoonsgegevens worden bij de aanvrager zelf ingewonnen; ze worden vervolgens verwerkt en gecontroleerd om op de vergunning/het AOC/de toelating te worden opgetekend. Gegevens kunnen ook tijdens controles/audits worden verzameld. Zodra de vergunning/het AOC/de toelating is afgegeven, worden deze in onze beveiligde databases bewaard.

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting; redenen van zwaarwegend algemeen belang.

Welke persoonsgegevens: andere categorieën; overeenkomsten en schikkingen; beroepsactiviteiten; persoonlijke identificatiegegevens; financiële transacties; bijzonderheden betreffende de verzekeringen; klachten, incidenten of ongevallen; huidige betrekking; loopbaan; identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid; vorming tot de functie; gegevens betreffende de lichamelijke gezondheid.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: De persoon zelf, gegevens uit de databases van het DGLV.

Hoelang: 30 jaar; gespecialiseerde vluchtuitvoeringen: 30 jaar na het einde van de onderneming.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Gespecialiseerde vluchtuitvoeringen: Bevoegde diensten van de Europese Commissie (bij controles); Europese instanties voor exploitatievergunningen; Europese burgerluchtvaartautoriteiten; Bevoegde diensten van het EASA (bij audits).

D. Directie Luchtruim, Luchthavens en Supervisie 

Naam van de verwerking: Gegevensverwerking in het kader van de afgifte van certificaten/vergunningen aan verleners van luchtverkeersleidings-, meteorologische, communicatie-, bewakings- en navigatiediensten enerzijds en aan exploitanten van luchthavens, helihavens, ulmodromen, terreinen voor modelluchtvaart en grondafhandeling anderzijds.

Finaliteit en omschrijving van de verwerking: Afgifte van certificaten/vergunningen aan verleners van luchtverkeersleidings-, meteorologische, communicatie-, bewakings- en navigatiediensten enerzijds en aan exploitanten van luchthavens, helihavens, ulmodromen, terreinen voor modelluchtvaart en grondafhandeling anderzijds.
De persoonsgegevens worden bij de aanvrager zelf ingewonnen; ze worden vervolgens verwerkt en gecontroleerd om op het certificaat/de vergunning te worden opgetekend. Zodra het certificaat/de vergunning is afgegeven, worden deze in onze beveiligde databases bewaard.

Rechtmatigheid van de verwerking: Wederzijds belang van de betrokken partijen = taken van algemeen belang en uitoefening van het openbaar gezag, wettelijke verplichting.

Welke persoonsgegevens: persoonlijke identificatiegegevens; vorming tot de functie; huidige betrekking; organisatie van het werk; andere categorieën; beroepsbekwaamheid; persoonlijke bijzonderheden: identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid; rijksregisternummer; elektronische lokalisatiegegevens; aanwerving; elektronische identificatiegegevens; beëindiging van de betrekking.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Via aanspreekpunten binnen skeyes, Maastricht Airport en MUAC, de persoon zelf, toegang tot het Rijksregister en de KBO, via de dossierbeheerder van de onderneming (luchthavens, luchtvaartterreinen, helihavens, luchtvaartactiviteiten en modelluchtvaart), via doorgestuurde e-mails in het kader van het beleidsontwikkelingsproces, luchtruimmonitoring.

Hoelang: Verleners van luchtverkeersleidingsdiensten: 5 jaar na het einde van het certificaat; Onbeperkt; Helihavens: schrapping na beëindiging van de exploitatie van het terrein, variabele termijnen voor tijdelijke terreinen. 

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Verwerkingen in verband met internationale samenwerking: Eurocontrol, ICAO, andere organisaties waarvan België lid is.

E. Cel Drones (UAS) 

Naam van de verwerking: Gegevensverwerking in het kader van de afgifte van bewijzen van bevoegdheid, homologaties, toelatingen, afwijkingen en certificaten met betrekking tot de exploitatie van drones (UAS), alsook de follow-up daarvan en het toezicht op de exploitanten.

Finaliteit en omschrijving van de verwerking: Afgifte van bewijzen van bevoegdheid, homologaties, toelatingen, afwijkingen en certificaten met betrekking tot vluchtuitvoeringen met drones (UAS), alsook de follow-up daarvan en het toezicht op de exploitanten.
De persoonsgegevens worden bij de aanvrager zelf ingewonnen; ze worden vervolgens verwerkt en gecontroleerd om op het certificaat/het bewijs van bevoegdheid/e.a. te worden opgetekend. Zodra het certificaat/het bewijs van bevoegdheid/e.a. is afgegeven, worden deze in onze beveiligde databases bewaard.

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting.

Welke persoonsgegevens: Identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid; rijksregisternummer; militaire situatie; persoonlijke identificatiegegevens; andere categorieën; elektronische lokalisatiegegevens.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: De persoon zelf, Kruispuntbank van Ondernemingen.

Hoelang: Bewijs van bevoegdheid voor piloot op afstand: levenslang; 5 jaar.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Goedkeuringen van terreinen: Belgische politie; Afwijkingen + TSA: skeyes; Gebruik van Droneguide: Droneguide.

F. Dienst Inspecties 

Naam van de verwerking: Controle op de naleving van de luchtvaartregelgeving.

Finaliteit en omschrijving van de verwerking: Toezicht op de naleving van de luchtvaartregelgeving, de nodige maatregelen nemen, waaronder het opleggen van administratieve boetes.
De gegevens worden tijdens de controle ingewonnen bij de persoon zelf, in de documenten die tijdens de controle worden geraadpleegd of uit de databases van het DGLV. De gegevens worden vervolgens verwerkt en gecontroleerd en ze worden in de papieren dossiers van de dienst en op de servers van de FOD bewaard.

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting, taken van algemeen belang en uitoefening van het openbaar gezag.

Welke persoonsgegevens: Identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid; persoonlijke identificatiegegevens; professionele ervaring; academisch curriculum; beroepsbekwaamheid; vorming tot de functie; in het bezit zijnde openbare mandaten; rijksregisternummer; afbeeldingen; gegevens betreffende risicosituaties en risicogedragingen; gegevens betreffende de lichamelijke gezondheid; gerechtelijke gegevens betreffende administratieve sancties; huidige betrekking; gerechtelijke gegevens betreffende gerechtelijke maatregelen; gerechtelijke gegevens betreffende verdenkingen; gerechtelijke gegevens betreffende veroordelingen en straffen.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: De persoon zelf, alle documenten die tijdens een controle worden geraadpleegd en databases van het DGLV.

Hoelang: 5 jaar.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Bevoegde autoriteiten.

G. Externe betrekkingen 

Naam van de verwerking: Verlening van verkeersrechten, behandeling van dossiers met betrekking tot passagiersgegevens.

Finaliteit en omschrijving van de verwerking: Externe contacten met internationale organisaties, betrokken partijen en belangengroepen, onderhandelingen over bilaterale overeenkomsten, toekenning van verkeersrechten en behandeling van dossiers met betrekking tot passagiersrechten.
De gegevens worden bij de betrokkene zelf en bij diens vertegenwoordigers ingewonnen. Vervolgens worden ze verwerkt en gecontroleerd om het dossier te behandelen. Daarna worden ze in onze beveiligde databases bewaard.

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting, redenen van zwaarwegend algemeen belang.

Welke persoonsgegevens: Organisatie van het werk; beëindiging van de betrekking; afbeeldingen; identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid; gegevens betreffende de lichamelijke gezondheid; financiële transacties; persoonlijke identificatiegegevens; compensatie; andere categorieën; huidige betrekking; financiële identificatiegegevens; immigrantenstatuut; rijksregisternummer; overeenkomsten en schikkingen.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: De persoon zelf; Passagiersrechten: de persoon zelf; Incassobureaus; Test Aankoop; Verzekeringsmaatschappijen of andere vertegenwoordigers van de passagier; Personews: PersoPoint.

Hoelang: 30 jaar.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Passagiersrechten: Luchtvaartmaatschappijen die bij het dossier betrokken zijn.

H. Intern beheer 

Naam van de verwerking: Intern beheer.

Finaliteit en omschrijving van de verwerking: De goede werking, de conformiteit en het intern beheer verzekeren, alsook de juridische ondersteuning van het directoraat-generaal en het personeel ervan.
De persoonsgegevens komen zowel van de betrokken personen als uit de databases van de FOD. Ze worden verwerkt om de goede werking, de conformiteit en het interne beheer van het Directoraat-generaal Luchtvaart te verzekeren en ze worden in de databases van de FOD bewaard.

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting, noodzakelijk voor de uitvoering van een contract, taak van algemeen belang of uitoefening van het openbaar gezag. 

Welke persoonsgegevens: Persoonlijke identificatiegegevens; andere categorieën; huidige betrekking; beroepsbekwaamheid; persoonlijke bijzonderheden; professionele ervaring; beëindiging van de betrekking; organisatie van het werk; aanwerving; evaluatie; rijksregisternummer; identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid; vorming tot de functie; financiële identificatiegegevens; afbeeldingen; academisch curriculum; financiële transacties; organisatie van het werk.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: De persoon zelf, andere diensten van het DGLV of de FOD, Personeelszaken: PersoPoint.

Hoelang: Beheersysteem: 5 jaar; Personeelsevaluaties: 3 jaar na het vertrek van de medewerker; Personeelszaken: 5 jaar na het vertrek van de medewerker.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Overheidsopdrachten: Inspecteur van Financiën; Beheersysteem: bevoegde diensten van het EASA en de ICAO.