Mededeling van persoonsgevens aan derden, uittreksels uit het repertorium van de DIV : definities en procedure

Enkele nuttige definities

Hierna volgen enkele nuttige termen zoals deze zijn gedefinieerd in de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (8/12/1992):

  • CBPL (Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer): onafhankelijk controleorgaan dat de opdracht heeft om erop toe te zien dat persoonsgegevens niet worden gebruikt op een manier die strijdig is met de wet. De Commissie heeft ook de opdracht om te antwoorden op informatieaanvragen en om de klachten die bij haar worden ingediend, te behandelen.
  • SCFO (Sectoraal Comité voor de Federale Overheid): orgaan dat krachtens de privacywet binnen de CBPL is opgericht. Dit comité is belast met de uitvoering van de nodige expertises voor de implementatie van, en het toezicht op de stroom van persoonsgegevens die via elektronische weg binnen de federale overheid worden uitgewisseld.
  • Persoonsgegevens: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, welke door de voornoemde wet de “betrokkene” wordt genoemd; als identificeerbaar wordt beschouwd een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer of van één of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit (het kan gaan om de naam van een persoon, om een telefoonnummer, om een code, om een e-mailadres, om een chassisnummer, om een rijksregisternummer, enz.).
  • Verwerking: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens (in deze context moet het beheer van het voertuigenrepertorium door de dienst Inschrijvingen van de DIV worden beschouwd als een verwerking van persoonsgegevens).
  • Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd dan wel gedecentraliseerd is of verspreid op een functioneel of geografisch bepaalde wijze (zo is ook het repertorium van de dienst Inschrijvingen van de DIV een bestand).
  • Verantwoordelijke voor de verwerking: de natuurlijke of rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur die/dat alleen of samen met anderen het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt. Indien het doel en de middelen voor de verwerking door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie zijn bepaald, is de verantwoordelijke voor de verwerking de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur die/dat door of krachtens deze wet, dit decreet of deze ordonnantie als de voor de verwerking verantwoordelijke wordt aangewezen (op deze wijze is de DIV de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens).
  • Verwerker: de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur die ten behoeve van de voor de verwerking verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, met uitsluiting van de personen die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke voor de verwerking gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken (zo is de IT-dienst een verwerker van de DIV).
  • Derden: de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur, niet zijnde de betrokkene, noch de verantwoordelijke voor de verwerking, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken (zo zijn de ontvangers van persoonsgegevens uit het bestand van de dienst Inschrijvingen van de DIV, zoals bijvoorbeeld de gemeenten, derden).
  • Ontvanger: de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur, aan wie de gegevens worden meegedeeld, ongeacht of het al dan niet een derde betreft (zo zijn bijvoorbeeld de gemeenten die persoonsgegevens uit het bestand van de dienst Inschrijvingen van de DIV ontvangen, ook ontvangers); de administratieve of gerechtelijke instanties aan wie gegevens kunnen worden meegedeeld in het kader van een bijzondere onderzoeksprocedure worden evenwel niet als ontvangers beschouwd.
  • Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene of zijn wettelijke vertegenwoordiger aanvaardt dat persoonsgegevens betreffende de betrokkene worden verwerkt (zo is de houder van een inschrijvingsbewijs van een voertuig een betrokkene ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens).

De procedure

1. De instelling die toegang wil krijgen tot het bestand van de DIV moet een bepaald aantal documenten invullen en terugsturen naar de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel). Deze documenten zijn beschikbaar op de website www.privacycommission.be, rubriek “Machtiging aanvragen > Sectoraal comité voor de Federale Overheid”.

2. Onder voorbehoud dat het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid (SCFO, het orgaan dat binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer werd opgericht teneinde de noodzakelijke expertises uit te voeren) gunstig over de beveiligingsmaatregelen oordeelt, zendt laatstgenoemde een bevestiging naar de begunstigde dat deze wel degelijk beschikt over de gevraagde machtiging. Deze bevestiging draagt de titel: "Deliberatie FO nummer + datum" ). Er wordt een kopie van dit document naar de DIV verstuurd.

3. Zodra de DIV de kopie van de voornoemde machtiging heeft ontvangen, stuurt zij de begunstigde van deze machtiging haar standaardmodel van overeenkomst over de mededeling van gegevens (vooraf opgemaakt document in twee exemplaren) samen met een unieke en verplichte informaticalay-out (web service) toe. Deze bevat een contactformulier dat ingevuld en terug gestuurd moet worden aan de DIV.

4. Onder voorbehoud van de instemming van de genoemde begunstigde met de afspraken in de door de DIV voorgestelde overeenkomst, alsook met de bepalingen van de informaticalay-out (de begunstigde / de ontvanger maakt zijn akkoord kenbaar door terugzending van de 2 door hem ondertekende exemplaren van de opgestelde overeenkomst naar de DIV), start de IT-afdeling van de FOD Mobiliteit en Vervoer de testfase van de elektronische gegevensuitwisseling op.

5. Nadat deze testfase gunstig werd afgerond, wordt het exemplaar van de overeenkomst over de mededeling van persoonsgegevens (dat nu door beide partijen is ondertekend) naar de medecontractant teruggestuurd. Met de verzending van dit exemplaar is de overeenkomst bekrachtigd.

6. De genoemde overeenkomst wordt in de rubriek "Wegverkeer > Inschrijving van voertuigen" van de website van de FOD Mobiliteit en Vervoer bekendgemaakt.

Für die Auskunft auf Deutsch, Klick  hier (DOC, 40 KB)

For the English version of this information, click  here (PDF, 100.96 KB)