Praktische uitvoering: conventionele schepen

Praktische uitvoering van het inspectiebeleid voor de conventionele schepen

Algemeen 

Schouwingen en audits moeten per mail worden aangevraagd via Ship.BelFlag@mobilit.fgov.be. In ieder geval moeten het schip en de bemanning voldoende tijd beschikbaar zijn in de haven of op de werf om de vlaggenstaatinspecties kwaliteitsvol uit te voeren. 

De erkende classificatiemaatschappijen zijn gemachtigd voor het uitvoeren van de statutaire schouwingen en certificatie met betrekking tot alle schepen onder Belgische vlag en geen passagiersschip zijnde, conform de werkovereenkomst waarbij de delegaties zijn vastgelegd in de daarbij horende Werkmatrix. 

Erkende classificatiemaatschappijen zijn de maatschappijen die een werkovereenkomst hebben ondertekend met het Directoraat-Generaal Scheepvaart en hiermee gemachtigd zijn statutaire taken uit te voeren aan boord van Belgische schepen.

Bestaande conventionele vrachtschepen reeds in dienst

Onder statutaire schouwingen en certificatie verstaat men de onderzoeken in verband met de uitgifte, het behoud en de hernieuwing van de volgende statutaire certificaten. Deze certificaten worden enkel door de Vlaggenstaat uitgegeven. 

• Cargo Ship Safety Equipment Certificate (+ Form E)
• Cargo Ship Safety Radio Certificate (+ Form R)
• International Oil Pollution Prevention Certificate (+ Supplement)
• International Certificate for the Carriage of Liquefied Gases in Bulk (IGC) (indien van toepassing)
• Certificaat van Deugdelijkheid (CVD)
• Minimum Safe Manning Certificate
• Safety Management Certificate (SMC)
• International Ship Security Certificate (ISSC)
• Maritime Labour Certificate (MAC) (+DMLC Part II)
• Continuous Synopsis Record (CSR)
• Exemption Certificates

De classificatiemaatschappijen worden gemachtigd om de van toepassing zijnde certificaten tegen te tekenen (‘endorse’) wanneer een statutaire survey of audit door de desbetreffende classificatiemaatschappij wordt uitgevoerd en positief wordt beëindigd. In geval de Vlaggenstaat de statutaire survey of audit heeft uitgevoerd worden desbetreffende certificaten tegengetekend door de Vlaggenstaat. 

Om enerzijds de classificatiemaatschappijen te monitoren en anderzijds de kwaliteit van de vloot te controleren geldt een inspectiebeleid voor elk bestaand conventioneel schip die de Belgische vlag voert. Het inspectiebeleid bestaat uit een basispakket aangevuld met bijkomende controlemaatregelen indien vereist.

Basispakket

In de geldigheidscyclus van 5 jaar van het veiligheidsconstructiecertificaat voor vrachtschip moet elk schip worden onderworpen aan één statutaire schouwing en één audit, uitgevoerd door de Vlaggenstaat. Als basisprincipe geldt dat de schouwing en/of audit door de Vlaggenstaat wordt gecombineerd met een schouwing uitgevoerd door de classificatiemaatschappij. Daarom moet de schouwing en/of audit uitgevoerd worden wanneer respectievelijk de statutaire certificaten en/of ISM/ISPS/MLC certificaten in venster zijn van een tussentijds of hernieuwingsonderzoek. 

De reder heeft het voorrecht te bepalen waar en wanneer de Vlaggenstaat de statutaire  schouwing en/of audit uitvoert, rekening houdende met de locatie en de beschikbaarheid van het schip. De schouwingen en/of audits moeten betrekking hebben op tussentijdse onderzoeken of vernieuwing van de certificaten. Daarenboven, als de inspectievensters het toelaten, mag een statutaire schouwing worden gecombineerd met een audit in het kader van ISM/ISPS/MLC. 
Als de rederij de tussentijdse schouwing of audit laat uitvoeren door de classificatiemaatschappij, dan moet de rederij de Vlaggenstaat zeker uitnodigen voor de hernieuwingsschouwing of -audit.

De heruitgave van het Certificaat van Deugdelijkheid gebeurt op voorwaarde dat de statutaire schouwingen en audits door de Vlaggenstaat hebben plaatsgehad in de voorgaande cyclus van 5 jaar en binnen de wettelijke opgelegde tijdsvensters. Hier wordt slechts uitzonderlijk van afgeweken.

De reikwijdte van elke statutaire schouwing is in overeenstemming met de internationale, Europese en Belgische bepalingen.

Controlemaatregelen

Als een risico wordt geïdentificeerd m.b.t. een rederij of schip (b.v. ten gevolge van een aanhouding van een schip) kunnen bijkomende controlemaatregelen worden opgelegd.

Als controlemaatregelen gelden bijkomende of meer uitgebreide inspecties en/of audits, bovenop het basispakket hierboven vermeld. De controlemaatregelen zijn niet vast bepaald en worden in overleg met de betrokken reder vastgelegd. Hierbij geldt het principe om redelijke maar effectieve controlemaatregelen op te leggen. De bijkomende of meer uitgebreide inspecties en/of audits worden exclusief uitgevoerd door de Vlaggenstaat en zijn niet onderhevig aan delegatie aan een classificatiemaatschappij. 

Bestaande passagiersschepen reeds in dienst

Bestaande passagiersschepen zijn onderhevig aan een jaarlijks onderzoek in droogdok ter vernieuwing van het veiligheidscertificaat voor passagiersschip (1 jaar geldig). Gezien de complexiteit en risico’s verbonden aan passagiersschepen wordt dit onderzoek deels door de Vlaggenstaat uitgevoerd, in aanwezigheid van de classificatiemaatschappij. Dit heeft, net zoals bij vrachtschepen, als doel de betrokken classificatiemaatschappij te monitoren.

Daarnaast zijn passagiersschepen ook onderhevig aan de controlemaatregelen als risico's worden geïdentificeerd, zoals hoger vermeld.

Invlaggingen

Elk schip dat onder Belgische vlag wordt gebracht, moet worden onderworpen aan een schouwing uitgevoerd door de Vlaggenstaat, voorafgaand aan de registratie van het schip. 

Als basispakket voor elke invlagging gelden volgende onderzoeken uitgevoerd door de Vlaggenstaat:

• Pre-registry survey (indien van toepassing, zie verder)
• Survey voor het bekomen van de Belgische vlag (kenmerken van de vlag aan boord) 
• Interim Safety Management Certificate
• Interim International Ship Security Certificate
• Interim Maritime Labour Certificate
• Certificaat van Deugdelijkheid

Voor schepen ouder dan 15 jaar (gerekend tussen de datum van oplevering en de datum van registratie) is voorafgaand een uitgebreid structureel onderzoek vereist. De omvang van deze ‘pre-registry survey’ ligt niet vast en hangt af van een documentaire verificatie, maar omvat minimaal een uitgebreid structureel onderzoek in droogdok. De pre-registry survey wordt enkel door de Vlaggenstaat uitgevoerd, echter kan bijstand ad hoc door een classificatiemaatschappij worden ingeroepen. 

In ieder geval moeten het schip en de bemanning voldoende tijd beschikbaar zijn in de haven of op de werf om de vlaggenstaatinspecties kwaliteitsvol uit te voeren. 

Nieuwbouw- en verbouwprojecten

Voor elk nieuwbouwproject en elke verbouwing is een specifieke nieuwbouwprocedure van toepassing, die o.a. de omvang van de delegatie aan de classificatiemaatschappij vastlegt. 
Delegaties voor nieuwbouw en verbouwing zijn niet opgenomen in de werkovereenkomst. 

Als basisprincipe geldt dat alle afnames, statutaire schouwingen en de uitgifte van de statutaire certificaten worden gedelegeerd aan de classificatiemaatschappij.

Als basispakket worden de volgende onderzoeken uitgevoerd door de Vlaggenstaat:

• Proefreis (enkel eerste schip bij een reeks van zusterschepen)
• Inspectie invlagging (zie paragraaf invlaggingen) 

In het kader van de monitoring van de classificatiemaatschappijen wordt de proefreis uitgevoerd door de classificatiemaatschappij maar bijgewoond door de Vlaggenstaat.

Document of Compliance

Het DOC heeft een maximale geldigheid van 5 jaar en is onderhevig aan jaarlijkse verificaties (audits). Gezien het belang en de reikwijdte van het DOC worden de vereiste audits voor de uitgifte, het behoud en de hernieuwing van het DOC exclusief door de Vlaggenstaat uitgevoerd. 

De DOC audits laten ook toe een jaarlijks overleg te hebben met de reder en ontwikkelingen, veranderingen en tendensen, die impact kunnen hebben op de veiligheid, beveiliging of milieu, tijdig te detecteren. Ook wordt wederzijds feedback gegeven die belangrijk is voor de kwaliteit van de dienstverlening van de Vlaggenstaat.