Bestelbonnen: Algemene voorwaarden
I. Aanvaarding van een factuur of een creditnota
Wettelijke vermeldingen:
- De aard van het document dient expliciet vermeld te worden door de vermelding « factuur » of « creditnota »
- Het factuur- of creditnotanummer
- De referentie of gestructureerde mededeling die gebruikt dient te worden bij de betaling
- De documentdatum
- Het bedrag en de monetaire eenheid
- Het ondernemingsnummer
- Indien van toepassing, de reden van het niet ondergeschikt zijn aan de BTW of de vrijstelling van de BTW
- De duidelijke omschrijving van de goederen, diensten of werken
- De volledige identificatie van de leverancier/dienstverlener/aannemer: de volledige naam, het volledig adres, de postcode, de stad of gemeente, de naam van een contactpersoon voor de betreffende goederen, diensten of werken
- De volledige identificatie van de bankrekening van de leverancier/dienstverlener/aannemer: de IBAN- en de SWIFT(BIC)-code
Andere formele verplichte voorwaarden:
- De factuur dient leesbaar te zijn
- De factuur dient in 1 origineel exemplaar aan het uniek facturatieadres (zie punt III) verzonden te worden
- De factuur dient duidelijk de bestelbonnummer en de naam van de persoon die de bestelling gedaan heeft te vermelden
- Een creditnota dient altijd te refereren naar de originele factuur
Gevolgen van een gebrek aan een verplichte vermelding of een fout hierin:
De goedkeuring en/of betaling van de factuur zijn onmogelijk. De factuur wordt geweigerd.
II. Elementen van de contractuele relatie
Niet-afdwingbaarheid van de algemene of bijzondere voorwaarden van de leverancier/dienstverlener/aannemer t.o.v. de aanbestedende overheid:
De overheidsopdracht wordt beheerst door de bepalingen van het bijzonder lastenboek en door de reglementering inzake de overheidsopdrachten.
Leveringstermijn:
De leveringstermijn is deze die vermeld wordt op de bestelbon, in de offerte van de leverancier/dienstverlener/aannemer of in het bijzonder lastenboek.
Betalingstermijn:
- 30 dagen na ontvangst van de factuur op het uniek facturatieadres (zie punt III) of
- 30 dagen na de datum van beëindiging van de diensten of leveringen indien de factuur reeds eerder ontvangen werd of als de datum van ontvangst van de factuur niet vaststaat.
Inbreuk:
- Het terugzenden van de goederen wegens non-conformiteit is mogelijk en op kosten van de leverancier.
- De gedeeltelijke of totale schending kan leiden tot boetes of tot de uitvoering door een derde voor rekening van de uitvoerder, conform het bijzonder lastenboek en de algemene aannemingsvoorwaarden.
Risico:
- Incoterms: De eigendomsoverdracht van de geleverde goederen vindt plaats op het moment van de ontvangst en de aanvaarding van deze door de FOD. De risico-overdracht gelinkt aan deze goederen vindt plaats op hetzelfde ogenblik als de eigendomsoverdracht.
- Verzekering: Derhalve zal de leverancier in de ogen van de FOD aansprakelijk zijn voor elke verslechtering of wijziging van de geleverde goederen. De eventuele verzekering die de goederen dekt tijdens het transport is ten koste van de leverancier.
III. Informatie met betrekking tot de FOD Mobiliteit en Vervoer
Facturatieadres:
U kan uw facturen als volgt sturen (onze FOD verkiest de elektronische versies (°)):
- ofwel elektronisch (°): onze FOD is beschikbaar op het PEPPOL netwerk (BE0308357852) of via het Mercurius-platform: https://digital.belgium.be/e-invoicing/;
- ofwel in PDF-versie als bijlage van een e‑mail gericht aan het volgende adres: boekhouddienst@mobilit.fgov.be;
-
ofwel in papieren versie naar het volgende adres:
FOD Mobiliteit en Vervoer
Dienst Boekhouding 4B
Vooruitgangstraat 56
1210 Brussel
De factuur dient slechts ÉÉN maal gestuurd te worden, in de gekozen versie.
(°) OPGELET: ALLEEN elektronische facturen die worden verzonden via een factureringssoftware die compatibel is met e-facturen, zullen worden aanvaard en verwerkt door de FOD Mobiliteit en Vervoer:
- Vanaf 1 november 2022 voor facturen die voortvloeien uit de uitvoering van elke overheidsopdracht en elke concessieovereenkomst die vanaf die datum wordt bekendgemaakt of, bij gebreke van een verplichting tot voorafgaande bekendmaking, de aanbesteding die vanaf die datum wordt uitgeschreven en waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de voor Europese bekendmaking vastgestelde drempel (*).
- Vanaf 1 mei 2023 voor facturen die voortvloeien uit de uitvoering van elke overheidsopdracht en elke concessieovereenkomst die vanaf die datum wordt bekendgemaakt of, bij gebreke van een verplichting tot voorafgaande bekendmaking, de uitnodiging tot inschrijving die vanaf die datum wordt gepubliceerd en waarvan de geraamde waarde lager is dan de voor Europese bekendmaking vastgestelde drempel (*), maar hoger is dan of gelijk is aan 30.000 euro exclusief btw.
- Vanaf 1 maart 2024 voor facturen die voortvloeien uit de uitvoering van elke overheidsopdracht en elke concessieovereenkomst waarvoor de aanbesteding vanaf die datum is uitgeschreven en waarvan de geraamde waarde minder dan 30.000 euro exclusief btw bedraagt.
(*) Momenteel 140.000 euro exclusief BTW, maar dit bedrag kan aan het begin van elk jaar gewijzigd worden.
Deze verplichting vloeit voort uit de toepassing van het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 tot vaststelling van de modaliteiten aangaande de verplichting voor de ondernemers op het gebied van de elektronische facturering in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten. De volledige tekst kan worden geraadpleegd in het Belgisch Staatsblad.
U wordt dan ook verzocht kennis te nemen van de praktische hulpmiddelen en erkende IT-oplossingen die u ter beschikking staan via de website https://efactuur.belgium.be/nl/bedrijven.
Uw vragen over de goedkeuring/implementatie van dit nieuwe systeem kunt u stellen via deze pagina: https://efactuur.belgium.be/nl/contact, of op het e-mailadres e-invoicing@bosa.fgov.be.
Leveringen:
De leveringen moeten aan de in de bestelbon vermelde contactpersoon geadresseerd worden.
Contact voor alle vragen met betrekking tot uw factuur:
Identificatienummer van de FOD Mobiliteit en Vervoer bij de BTW voor intracommunautaire verrichtingen:
0 308 357 852