Demande de reconnaissance en tant que DeBo ou NoBo – procédure

Les organismes d’évaluation de la conformité souhaitant introduire une demande de reconnaissance en tant qu’organisme désigné (DeBo) ou qu’organisme notifié (NoBo), sont priés de transmettre à l’autorité notifiante un dossier en respectant les consignes précisées ci-dessous.

 

Contenu du dossier

La demande contient les documents et les pièces établissant que l’organisme d’évaluation de la conformité satisfait à l’ensemble des exigences et conditions reprises ci-dessous.

 

Pour tous les organismes d’évaluation de la conformité (DeBo et NoBo) :

Les preuves qui couvrent les exigences suivantes :

1. Les organismes d'évaluation de la conformité sont constitués en vertu du droit national d’un Etat membre de l’Union européenne où ils sont établis et possèdent la personnalité juridique
2. Les organismes d'évaluation de la conformité sont capables d'exécuter toutes les tâches d'évaluation de la conformité assignées par la STI concernée ou par le Code ferroviaire et pour lesquelles ils demandent à être notifiés ou désignés, que ces tâches soient exécutées par eux-mêmes ou en leur nom et sous leur responsabilité.
3. En toutes circonstances et pour chaque procédure d'évaluation de la conformité et tout type ou toute catégorie de produits pour lesquels ils demandent à être notifié ou désigné, les organismes d'évaluation de la conformité disposent :
   1. du personnel requis ayant les connaissances techniques et l'expérience suffisante et appropriée pour effectuer les tâches d'évaluation de la conformité, conformément au point 8 ci-dessous ;
   2. des descriptions des procédures devant être utilisées pour évaluer la conformité, garantissant la transparence de ces procédures et la capacité de les appliquer. Les organismes disposent de politiques et de procédures appropriées faisant la distinction entre les tâches qu'ils exécutent en tant qu'organisme d'évaluation de la conformité notifié ou désigné et les autres activités ;
   3. de procédures adéquates pour accomplir leurs activités qui tiennent dûment compte de la taille des entreprises, du secteur dans lequel elles exercent leurs activités, de leur structure, du degré de complexité de la technologie du produit en question et de la nature, en masse ou en série, du processus de production.
4. Ils disposent des moyens nécessaires à la bonne exécution des tâches techniques et administratives liées aux activités d'évaluation de la conformité et ont accès à tous les équipements ou installations nécessaires.
5. Les organismes d'évaluation de la conformité souscrivent à une assurance de responsabilité civile.
6. Les organismes d'évaluation de la conformité disposent de mécanismes garantissant que leur personnel soit lié par le secret professionnel pour toutes les informations dont il prend connaissance dans l'exercice des tâches qu’il exécute, sauf à l'égard de l’autorité notifiante.  
7. Les organismes d’évaluation de la conformité disposent de procédures destinées à protéger les droits de propriété.
8. Le personnel chargé d'exécuter les tâches d'évaluation de la conformité possède les compétences suivantes:
   1. une solide formation technique et professionnelle couvrant toutes les activités d'évaluation de la conformité pour lesquelles l'organisme d'évaluation de la conformité a été notifié ou désigné ;
   2. une connaissance satisfaisante des exigences applicables aux évaluations qu'il effectue et l'autorité suffisante pour effectuer ces évaluations ;
   3. une connaissance et une compréhension adéquates des exigences essentielles, des normes harmonisées applicables ainsi que des dispositions pertinentes du droit de l'Union du Code ferroviaire ou de ses arrêtés d’exécution ;
   4. l'aptitude à rédiger les attestations, procès-verbaux et rapports qui constituent la matérialisation des évaluations effectuées.
9. La rémunération des cadres supérieurs et du personnel d'évaluation des organismes d'évaluation ne dépend pas du nombre d'évaluations effectuées ou des résultats de ces évaluations.
10. Les organismes d'évaluation de la conformité sont des organismes tiers indépendants de l'organisation ou du fabricant du produit qu'ils évaluent.

Un organisme appartenant à une association d'entreprises ou à une fédération professionnelle qui représente des entreprises participant à la conception, à la fabrication, à la fourniture, à l'assemblage, à l'utilisation ou à l'entretien des produits qu'il évalue peut, pour autant que son indépendance et que l'absence de tout conflit d'intérêts soient démontrées, être considéré comme un tel organisme.

11. Les organismes d’évaluation de la conformité garantissent leur impartialité, celle de leurs cadres supérieurs et celle de leur personnel effectuant l’évaluation.
12. Les organismes d'évaluation de la conformité, leurs cadres supérieurs et leurs personnels chargés d'exécuter les tâches d'évaluation de la conformité ne peuvent être le concepteur, le fabricant, le fournisseur, l'installateur, l'acheteur, le propriétaire, l'utilisateur ou le responsable de l'entretien des produits qu'ils évaluent, ni le mandataire d'aucune de ces parties. Cela n'exclut pas l'utilisation de produits évalués qui sont nécessaires au fonctionnement des organismes d'évaluation de la conformité, ou l'utilisation de ces produits à des fins personnelles.
13. Les organismes d'évaluation de la conformité, leurs cadres supérieurs et leurs personnels chargés d'exécuter les tâches d'évaluation de la conformité n’interviennent, ni directement ni comme mandataires, dans la conception, la fabrication ou la construction, la commercialisation, l'installation, l'utilisation ou l'entretien de ces produits. Ils ne participent à aucune activité qui puisse entrer en conflit avec l'indépendance de leur jugement ou leur intégrité dans le cadre des activités d'évaluation de la conformité pour lesquelles ils sont notifiés ou désignés. Cette interdiction s'applique en particulier aux services de conseil.
14. Les organismes d'évaluation de la conformité s’assurent que les activités de leurs filiales et sous-traitants ne compromettent pas la confidentialité, l'objectivité et l'impartialité de leurs activités d'évaluation de la conformité.
15. Les organismes d'évaluation de la conformité et leur personnel accomplissent les activités d'évaluation de la conformité avec la plus haute intégrité professionnelle et la compétence technique requise dans le domaine spécifique et évitent toute pression et incitation, notamment d'ordre financier, susceptibles d'influencer leur jugement ou les résultats de leurs activités d'évaluation de la conformité, notamment de la part de personnes ou de groupes de personnes intéressés par ces résultats.

 

 

Uniquement pour les organismes notifiés (NoBo uniquement) :

Cette demande est accompagnée :

d'une description des activités d'évaluation de la conformité, du ou des modules d'évaluation de la conformité et du ou des produits pour lesquels cet organisme se déclare compétent;

d'un certificat d'accréditation valable au moment de l’introduction de la demande et à chaque moment suivant cette introduction, délivré par un organisme national d'accréditation conformément aux dispositions du Règlement (CE) n° 765/2008, qui atteste que l'organisme d'évaluation de la conformité remplit les normes harmonisées mentionnées à l’article 2(10) dudit règlement ainsi que les 15 exigences mentionnées ci-avant;

des preuves qu’ils participent aux activités de normalisation pertinentes et aux activités du groupe de coordination des organismes d'évaluation de la conformité notifiés, établi en application des dispositions juridiques pertinentes de l'Union, et veillent à ce que leur personnel d'évaluation soit informé de ces activités, et appliquent comme lignes directrices les décisions et documents administratifs résultant du travail de ce groupe.

Pour les organismes d'évaluation de la conformité qui sont notifiés pour les sous-systèmes «contrôle-commande et signalisation au sol» ou «contrôle-commande et signalisation à bord» des preuves qu’ils participent aux activités du groupe sur l'ERTMS visé à l'article 29 du règlement (UE) 2016/796, et veillent à ce que leur personnel d'évaluation soit informé de ces activités. Ils appliquent les lignes directrices résultant des travaux de ce groupe. S'ils jugent qu'il est inapproprié ou impossible de les appliquer, les organismes d'évaluation de la conformité concernés soumettent leurs observations pour discussion au groupe sur l'ERTMS en vue de l'amélioration continue des lignes directrices.

En cas de sous-traitance de certaines tâches spécifiques dans le cadre de l'évaluation de la conformité ou a recours à une filiale, la preuve qu’il s'est assuré que le sous-traitant ou la filiale répond de manière continue aux mêmes exigences :

L’organisme notifié informe l’autorité notifiante du recours à un sous-traitant ou une filiale.

Les organismes notifiés assument l'entière responsabilité des tâches accomplies par les sous-traitants ou filiales, quel que soit leur lieu d'établissement.

Les organismes notifiés ne peuvent sous-traiter leurs activités ou les faire réaliser par une filiale qu'avec l'accord du client.

Les organismes notifiés tiennent à la disposition de l'autorité notifiante les documents pertinents concernant l'évaluation des qualifications du sous-traitant ou de la filiale et le travail exécuté par ces derniers en application de la STI concernée.

 

Les organismes notifiés qui démontrent leur conformité avec les critères établis dans les normes harmonisées concernées ou dans des parties de normes harmonisées dont les références ont été publiées au Journal officiel de l'Union européenne sont présumés conformes aux exigences établies aux points 1, 2 et 3 ci-dessus ainsi qu’aux conditions listées aux 15 points susmentionnés, dans la mesure où les normes harmonisées applicables couvrent ces exigences.

 

Uniquement pour les organismes désignés (DeBo uniquement):

Cette demande est accompagnée :

d'une description des activités d'évaluation de la conformité, du ou des modules d'évaluation de la conformité et du ou des produits pour lesquels cet organisme se déclare compétent;

des preuves qu’ils respectent les 15 exigences mentionnées ci-avant;

des preuves qu’ils participent aux activités de normalisation pertinentes et aux activités du groupe de coordination des organismes d'évaluation de la conformité notifiés, établi en application des dispositions juridiques pertinentes de l'Union, et veillent à ce que leur personnel d'évaluation soit informé de ces activités, et appliquent comme lignes directrices les décisions et documents administratifs résultant du travail de ce groupe;

d'un certificat d'accréditation valable aussi bien au moment de l’introduction de la demande que pendant la durée de leur désignation, délivré par un organisme national d'accréditation conformément aux dispositions du Règlement (CE) n° 765/2008, qui atteste que l'organisme d'évaluation de la conformité remplit les exigences visées aux points 2 et 3 susmentionnés.

Lorsqu'un organisme désigné sous-traite certaines tâches spécifiques dans le cadre de l'évaluation de la conformité ou a recours à une filiale, il s'assure que le sous-traitant ou la filiale répond de manière continue aux mêmes exigences :

L’organisme désigné informe l’autorité notifiante du recours à un sous-traitant ou une filiale.

Les organismes désignés assument l'entière responsabilité des tâches accomplies par les sous-traitants ou filiales, quel que soit leur lieu d'établissement.

Les organismes désignés ne peuvent sous-traiter leurs activités ou les faire réaliser par une filiale qu'avec l'accord du client.

Les organismes désignés tiennent à la disposition de l'autorité notifiante les documents pertinents concernant l'évaluation des qualifications du sous-traitant ou de la filiale et le travail exécuté par ces derniers en application de la STI concernée sauf si l'organisme désigné détient des documents qui concernent le travail exécuté par des filiales ou des sous-traitants conformément aux règles nationales pertinentes.

 

Les organismes désignés qui démontrent leur conformité avec les critères établis dans les normes harmonisées concernées ou dans des parties de normes harmonisées dont les références ont été publiées au Journal officiel de l'Union européenne sont présumés conformes aux exigences établies aux points 2 et 3 ci-dessus ainsi qu’aux conditions listées aux 15 points susmentionnés, dans la mesure où les normes harmonisées applicables couvrent ces exigences.

 

Procédure pour l’introduction du dossier

La demande de reconnaissance en tant qu’organisme désigné (DeBo) ou d’organisme notifié (NoBo) doit être transmise par envoi recommandé et signé à l’autorité notifiante soit par lettre soit électroniquement suivant la réglementation applicable (càd par service électronique reconnu par le Règlement (UE) n° 910/2014 ).

• Adresse postale :

SPF Mobilité et Transport

Valérie Verzele

Directrice-générale

Direction-Général Politique de Mobilité Durable et ferroviaire

Rue du Progrès 56

1210 Bruxelles

Belgique

• Adresse électronique : valérie.verzele@mobilit.fgov.be

 

Toute question en rapport avec la procédure de désignation ou de notification peut être envoyée à l’adresse électronique suivante : debo-nobo@mobilit.fgov.be