Bons de commandes : Conditions générales

I. Acceptation d'une facture ou d'une note de crédit

 

Mentions obligatoires :

  • La nature du document doit être clairement explicitée par la mention "facture" ou "note de crédit"
  • Le numéro de la facture ou de la note de crédit
  • La référence ou la communication structurée à utiliser lors du paiement
  • La date du document
  • Le montant et l’unité monétaire
  • Le numéro d’entreprise
  • Le cas échéant, le motif de non-assujettissement à la TVA ou d'exemption de la TVA
  • La description claire des biens, services ou travaux
  • L'identification complète du fournisseur/prestataire de services/entrepreneur : le nom complet, l'adresse complète, le code postal, la ville ou commune, le nom d'une personne de contact pour les biens, les services ou les travaux concernés
  • L'identification complète du compte en banque du fournisseur/prestataire de services/entrepreneur : le code IBAN, et le code SWIFT(BIC)

 

Autres conditions formelles obligatoires :

  • La facture doit être lisible
  • La facture doit être notifiée en 1 exemplaire original à l'adresse de facturation unique (voir pt. III)
  • La facture doit clairement indiquer le numéro du bon de commande ainsi que le nom de la personne qui a fait la commande
  • Une note de crédit doit toujours se référer à la facture originale

 

Conséquences du défaut d'une mention obligatoire ou d'une erreur dans celle-ci :

L'approbation et/ou le paiement de la facture sont impossibles. La facture est refusée.

 

 

II. Eléments de la relation contractuelle

 

Inopposabilité des conditions générales ou particulières du fournisseur/prestataire de services/entrepreneur au pouvoir adjudicateur :

Le marché public est régi par les clauses du cahiers spécial des charges et par la réglementation relative aux marchés publics.

 

Délai de livraison :

Le délai de livraison est celui mentionné sur le bon de commande, dans l'offre du fournisseur/prestataire de services/entrepreneur ou dans le cahier spécial des charges.

 

Délai de paiement :

  • 30 jours après la réception facture à l'adresse de facturation unique (voir point III) ou
  • 30 jours après la date de fin des services ou des fournitures dans le cas où la facture a déjà été reçue ou si la date de réception de la facture n’est pas connue.

 

Inexécution :

  • Le renvoi de marchandises pour non-conformité est possible et au frais du fournisseur.
  • L'inexécution partielle ou totale peut donner lieu à des amendes ou à l'exécution par un tiers pour le compte du prestataire, conformément au cahier spécial des charges et au cahier général des charges.

 

Risque :

  • Incoterms : Le transfert de propriété des marchandises livrées a lieu au moment de la réception et de l’acceptation de celles-ci par le SPF. Le transfert des risques liés à ces marchandises a lieu au même moment que le transfert de propriété.
  • Assurance : Le fournisseur sera dès lors tenu pour responsable aux yeux du SPF de toute détérioration ou altération des marchandises livrées. L’assurance éventuelle couvrant les biens pendant le transport est à la charge du fournisseur.

 

III. Informations relatives au SPF Mobilité & Transports

 

Adresse de facturation :​

Vous pouvez nous envoyer vos factures selon diverses méthodes (notre SPF préfère les méthodes électroniques (°)) :

  • Soit en version électronique (°) : notre SPF est disponible sur le réseau PEPPOL (BE0308357852) ou via le portail Mercurius : https://digital.belgium.be/e-invoicing/ ;
  • Soit en version PDF en annexe d’un e-mail à l’adresse suivante : servicecomptabilite@mobilit.fgov.be ;
  • Soit en version papier à l’adresse suivante :
    SPF Mobilité & Transports
    Service comptabilité 4B
    Rue du Progrès 56
    1210 Bruxelles

La facture ne doit être envoyée qu’UNE seule fois, dans la version choisie.

 

(°) ATTENTION : SEULES les factures électroniques envoyées via un logiciel de facturation compatible avec l’envoi d’e-factures seront acceptées et traitées par le SPF Mobilité et Transports :

  • À partir du 1er novembre 2022 pour les factures découlant de l’exécution de tout marché public et de toute concession publié à partir de cette date ou, à défaut d'une obligation de publication préalable, l'invitation à introduire une offre est lancée à partir de cette date et dont la valeur estimée est égale ou supérieure au seuil fixé pour la publicité européenne (*).
  • À partir du 1er mai 2023 pour les factures découlant de l’exécution de tout marché public et de toute concession publié à partir de cette date ou, à défaut d'une obligation de publication préalable, l'invitation à introduire une offre est lancée à partir de cette date et dont la valeur estimée est inférieure au seuil fixé pour la publicité européenne (*) mais supérieure ou égale à 30.000 euros hors taxe sur la valeur ajoutée.
  • À partir du 1er novembre 2023 pour les factures découlant de l’exécution de tout marché public et de toute concession pour lesquels l'invitation à introduire une offre est lancée à partir de cette date et dont la valeur estimée est inférieure à 30. 000 euros hors taxe sur la valeur ajoutée.

(*) Actuellement 140.000 euros HTVA, mais ce montant est susceptible d’être modifié au début de chaque année.

 

Cette obligation découle de l’application de l’arrêté royal du 9 mars 2022 fixant les modalités relatives à l'obligation pour les opérateurs économiques en matière de facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession. Le texte intégral peut être consulté sur le Moniteur belge.

 

Vous êtes par conséquent invités dès à présent à prendre connaissance des ressources pratiques ainsi que des solutions informatiques reconnues mise à votre disposition via le site https://efacture.belgium.be/fr/entreprises.

 

Vos questions relatives à l’adoption/mise en place de ce nouveau système peuvent être transmises via cette page : https://efacture.belgium.be/fr/contact, ou à l’adresse email e-invoicing@bosa.fgov.be.

 

Livraisons :

Les livraisons doivent être adressées à la personne de contact mentionnée dans le bon de commande.

 

Contact pour toutes questions relatives à votre facture :

factures@mobilit.fgov.be

 

Numéro d'identification du SPF Mobilité et Transports à la TVA pour les opératrions intracommunautaires :

0 308 357 852