CMR-vrachtbrief: Opmaak, gebruik en bewaarplicht
Ministerieel besluit van 23 mei 2014 genomen ter uitvoering van het Koninklijk besluit van 22 mei 2014 betreffende het goederenvervoer over de weg, art. 31-35.
Nummering
De vrachtbrieven moeten in de rechterbovenhoek voorzien zijn van een gedrukt nummer, voorafgegaan door de letter B.
De nummering moet doorlopend zijn en alle exemplaren van een zelfde vrachtbrief moeten hetzelfde nummer dragen.
Exemplaren
De vrachtbrieven moeten in minstens 3 originele exemplaren worden opgemaakt.
- Het eerste exemplaar van de vrachtbrief is bestemd voor de afzender, het tweede exemplaar is bestemd voor de geadresseerde en het derde exemplaar is bestemd voor de vervoeronderneming.
- Het tweede en het derde exemplaar dienen in het voertuig aanwezig te zijn en de goederen te vergezellen. Zij dienen te worden voorgelegd op verzoek van de met de controle belaste ambtenaren.
In afwijking van het voorgaande punt, moeten de verhuisvrachtbrieven in minstens 2 originele exemplaren worden opgemaakt. Hierbij is het eerste exemplaar bestemd voor de klant en het tweede exemplaar voor de verhuizer. Beide exemplaren dienen in het voertuig aanwezig te zijn en de verhuisboedel te vergezellen. Zij dienen te worden voorgelegd op verzoek van de met de controle belaste ambtenaren.
Rubrieken
Vóór aanvang van het vervoer dienen op alle exemplaren van de CMR-vrachtbrieven alle rubrieken te worden ingevuld, met uitzondering van rubriek 16. Deze laatste rubriek moet na de beëindiging van het vervoer worden ingevuld op het derde exemplaar.
De rubrieken 6, 7, 8, 9, 11 en 13 moeten slechts worden ingevuld als het geval zich voordoet.
De bij het vervoer betrokken partijen mogen op de CMR-vrachtbrief alle andere inlichtingen vermelden die zij nodig achten.
Op de verhuisvrachtbrieven en de vrachtbrieven voor vervoer over korte afstand dienen alle rubrieken te worden ingevuld.
De bij het vervoer betrokken partijen mogen op deze vrachtbrieven alle andere inlichtingen vermelden die zij nodig achten.
De niet-genormaliseerde vrachtbrieven (vrachtbrief per zending of een lijst van verscheidene zendingen) moeten minstens de volgende vermeldingen dragen:
- plaats en de datum van opmaak;
- naam en het adres van de afzender;
- naam en het adres van de vervoerder;
- plaats en de datum van inontvangstneming van de goederen en de plaats, bestemd voor de aflevering van de goederen;
- naam en het adres van de geadresseerde;
- gebruikelijke aanduiding van de aard van de goederen en de wijze van verpakking en, voor gevaarlijke goederen, hun algemeen erkende benaming;
- aantal colli, hun bijzondere merken en hun nummers;
- brutogewicht of de op andere wijze aangegeven hoeveelheid van de goederen;
- de op het vervoer betrekking hebbende kosten (vrachtprijs, bijkomende kosten, douanerechten en andere vanaf de sluiting van de overeenkomst tot aan de aflevering ontstane kosten);
- de voor het vervullen van douaneformaliteiten en andere formaliteiten nodige instructies;
- de aanduiding dat het vervoer, ongeacht enig tegenstrijdig beding, is onderworpen aan de bepalingen van het CMR-Verdrag;
- in voorkomend geval, het bedrag van het bij de aflevering van de goederen te innen remboursement.
Bewaarplicht
Het derde exemplaar van de vrachtbrieven (het tweede exemplaar wat betreft de verhuisvrachtbrieven) moet door de vervoeronderneming tot minstens 5 jaar na het vervoer worden bewaard en chronologisch worden gerangschikt op een manier de gemakkelijk inzage toelaat door de met de controle belaste ambtenaren. Artikel 60 van het btw-wetboek breidt deze verplichting echter uit tot 7 jaar (met het oog op fiscale controles).
Dit exemplaar mag op elke andere informatiedrager bewaard worden voor zover de inzage en de afdruk van het volledige document gemakkelijk kunnen gebeuren.