Procédure d’immatriculation

Le formulaire de demande d’immatriculation

Tout véhicule à moteur (et sa remorque dont la masse maximum autorisée excède 750 kg) doit, pour pouvoir circuler sur la voie publique, être au préalable immatriculé dans le « répertoire des véhicules » tenu par la DIV.  Ce dernier constitue une base de données qui respecte la loi du 8/12/1992 portant protection de la vie privée.

Lors de l’inscription dans ce registre, vous obtenez un certificat et une marque (plaque arrière) d’immatriculation de format européen.

Un formulaire de « demande d’immatriculation » comportant un code-barres (case « X12 ») a été conçu de façon telle qu’il puisse être complété soit par l’apposition de vignettes autocollantes soit par un procédé d’écriture informatique. Il est unilingue, mais permet l’obtention d’un certificat d'immatriculation dans une autre langue nationale que celle du formulaire. Il peut être utilisé pour tous les genres de véhicules (véhicules automobiles, remorques et motocyclettes) et pour toutes les catégories (véhicules neufs, véhicules d’occasion et véhicules importés). Il est élargi de deux bandes de colle afin d’une part de pouvoir servir lui-même d’enveloppe pour son envoi, et d’autre part de permettre de l’ouvrir mécaniquement au moment de sa réception par la DIV.

Toutes les informations et les attestations requises doivent apparaître sur le même côté du formulaire.

Ce formulaire de « demande d'immatriculation » est délivré gratuitement:

  • par la firme qui livre le véhicule,
  • par la compagnie d’assurance qui couvre la responsabilité civile,
  • par les stations de contrôle technique,
  • par les stations de contrôle technique, à l'occasion d'un contrôle pour effectuer un changement de titulaire et/ou une correction,
  • par la DIV elle-même.

Apportez beaucoup de soin à votre demande

Remplissez le formulaire très lisiblement en lettres majuscules et à l’aide de chiffres qui ne peuvent pas être confondus ou lus erronément. N’inscrivez qu’ une lettre, un chiffre ou un espacement par case. Evitez les ratures, radiations et surcharges, surtout en ce qui concerne le nom du demandeur et le numéro de châssis du véhicule.

Si, pour une raison quelconque, un deuxième formulaire est rempli pour la même demande, agrafez les deux formulaires. Dans la case X10 « déclarations complémentaires », indiquez le numéro de l’autre formulaire. Indiquez le numéro du formulaire sur ses annexes.

Prenez une copie du formulaire complété ou notez le numéro de référence  (= code-barres) pour d’éventuelles recherches.

La demande d’immatriculation

  • case « X1 » : indiquez  si vous souhaitez un nouveau numéro de plaque (1) ou si vous  disposez d’un numéro (2), auquel cas, vous l’indiquez dans la case « A ».
  • case « X2 » : indiquez la nature neuve (1) ou usagée (2) du véhicule à immatriculer
  • case « PX3» : précisez le format de plaque désiré
  • case « P3 » : entourez le code correspondant au carburant

Les données relatives au véhicule

diverses données techniques du véhicule:

  • recopiées à partir de l’ancien certificat d’immatriculation et du certificat de conformité,
  • ou reprises par une vignette douane 705 (véhicule neuf et/ou importé),
  • ou reprises par une vignette délivrée par un organisme de contrôle technique.

Le demandeur

La demande d’immatriculation doit être adressée à la DIV par le propriétaire du véhicule (ou l’utilisateur principal, avec priorité pour le propriétaire).

Dans les cases « C », indiquez vos nom et adresse exacts et complets, tels qu’ils figurent sur votre carte d’identité ( ce n’est pas la seconde résidence !),  ainsi que votre numéro de Registre national (case « C9 »).  Les nom et adresse doivent être identiques aux renseignements fournis par le Registre national. En cas de récent déménagement, joignez à la demande une attestation récente d’inscription dans la commune de votre nouveau  domicile.

Si vous vous présentez aux guichets pour un tiers, la demande d’immatriculation doit  présenter une procuration signée par le demandeur (case « X10 »), ainsi que l’indication de votre  numéro de Registre national.

S’il s’agit d’une personne morale, indiquez le nom de la société, l’adresse de son siège social, sa forme  juridique statutaire, ainsi que l’abréviation officielle de son nom si elle existe. La mention du numéro d’entreprise (BCE) est obligatoire dans la case « C9 ». Lorsque vous vous présentez au guichet au nom d’une société,  présentez une pièce d’identité, ainsi que les statuts de la société dans lesquels apparaît clairement la mention de votre titre de mandataire.

Aucune demande ne peut être faite au nom d’une association de fait, ni au nom de plusieurs personnes. Si une demande est introduite au nom de plusieurs personnes, elle doit être corrigée comme suit : - biffer le(s) nom(s) inutile(s), - faire apposer dans la case « X10 » (déclarations complémentaires) les signatures des personnes dont le nom a été biffé. Chaque personne concernée doit faire précéder sa signature de son nom en caractères d’imprimerie et de la mention « pour accord ». Si la demande est introduite au nom d’une association de fait, il faut mentionner le nom correct du demandeur exact dans la case « X10 », accompagné de sa signature ainsi que d’une seconde vignette de l’assureur (qui ne peut pas recouvrir la première).

Remarque :

Pratiquement, si les données relatives au demandeur sont illisibles ou comportent des ratures, elles doivent être corrigées et signées dans la case « X10 » (déclarations complémentaires).
L’assureur doit alors appliquer une  seconde vignette d’assurance à côté de l’information corrigée (= preuve que c’est bien cette personne-là qui est assurée), et si la case « W » est munie du cachet d’un bureau  de contrôle TVA, ce bureau doit également attester la véracité du nom corrigé.
Pour rappel, l’indication du numéro de Registre national pour une personne physique, et du numéro d’entreprise pour une personne morale, sont obligatoires.

La  vignette 904  de la T.V.A.

Case « W » :  la vignette 904 est la preuve que la demande d'immatriculation est conforme à la réglementation de l’ Administration de la T.V.A.

Le constructeur/distributeur : pour les véhicules neufs uniquement

Pour l’immatriculation d’un véhicule neuf (case « X2 » = 1), le formulaire de demande doit comporter une attestation délivrée par le distributeur/constructeur du véhicule dans la case « Y ». La case doit être sans rature et complète, c’est-à-dire mentionnant le nom, l’adresse, le numéro de TVA (ou BCE), la date et la signature du distributeur/constructeur.

Si vous avez importé vous-même le véhicule, vous devez fournir une attestation du distributeur/constructeur étranger mentionnant que le véhicule a été livré à l’état neuf. Joignez-la, ainsi que la facture d’achat à la demande. Sur la facture étrangère doivent être clairement mentionnés :

  • livraison d’un nouveau véhicule,
  • nom, prénom ou forme juridique du vendeur,
  • caractéristiques du véhicule.

Cas particulier : VEHICULE DE DEMONSTRATION

L’attestation fournie par le garagiste doit certifier que le véhicule a été mis en circulation à l’état neuf sous « plaque marchand ». Le numéro de cette plaque et la date de la première mise en circulation du véhicule doivent être mentionnés. La période allant de l’année de construction du véhicule à la date de première immatriculation doit être également justifiée par des attestations des différents garagistes qui l’auraient utilisé.

L’assurance

Tout formulaire de demande d’immatriculation doit comporter, en case « Z », une vignette d’assurance (avec code-barres) reprenant le nom de l’assureur en caractères d ‘imprimerie, et sa signature. Elle ne peut comporter de ratures. Cette attestation fait office de preuve qu’un contrat d’assurance conforme aux dispositions légales relatives à l’assurance en responsabilité civile automobile a été souscrit. Le numéro de téléphone de l’assureur peut aussi être mentionné, ce qui aidera éventuellement pour le suivi du dossier.

Lorsque le demandeur désire obtenir une plaque  pour TAXI (plaque TX…..) ou une immatriculation pour LOCATION AVEC CHAUFFEUR (plaque TXL……), la compagnie d’assurance appose DEUX VIGNETTES sur le formulaire de demande d'immatriculation, ceci afin de garantir la couverture du véhicule suivant son usage particulier.

Lorsque vous recevez la plaque et/ou le certificat d'immatriculation

Dans l’immédiat

Vérifiez si le numéro de la plaque repris sur le certificat d'immatriculation correspond bien au numéro de la plaque physique que vous possédez ou que vous recevez.

Vérifiez si les données reprises sur le certificat d'immatriculation sont exactes. Contrôlez soigneusement les caractéristiques du véhicule, vos nom et adresse.

Si vous constatez une erreur, adressez-vous directement à au call-center de la DIV (Tel : 02 277 30 50 – Mail : help.div@mobilit.fgov.be). L’indication immédiate d’une anomalie quelconque vous évitera des difficultés ultérieures éventuelles.

Ensuite

Placez le certificat d'immatriculation dans le véhicule lorsque celui-ci est en circulation.
Apposez la plaque, de façon réglementaire, à l’arrière de votre véhicule.

Apposez une reproduction conforme de cette plaque :

  • à la face avant du véhicule à moteur (pas pour une motocyclette.)
  • à l'arrière des remorques (de moins de 750 kg).;
  • sur les supports vélos;
  • sur les coffres à bagage à l'arrière d'un autobus ou d'un autocar.

Pour les caractéristiques de la reproduction,  voyez la rubrique traitant des plaques avant.

Enfin

En cas de vente ou donation, le certificat d'immatriculation doit suivre le véhicule jusqu’au moment où il a été présenté au contrôle technique

En cas de démolition du véhicule, le certificat d'immatriculation doit être remis à l’acheteur-démolisseur.

La plaque d'immatriculation doit rester en permanence sur le véhicule. Vous devez l’enlever lors de la vente, cession, démolition,...

Pour toute autre information, voyez les rubriques relatives à la DIV, ainsi que nos FAQ’s.